Gå til innhold

Akvaplan-nivas personvernerklæring for kunder, leverandører og samarbeidspartnere

1.      Formålet med behandlingen av personopplysninger

Behandling av personopplysninger for å utføre oppdrag og gjennomføre konferanse.

Personopplysninger som behandles

Akvaplan-niva samler ikke inn personopplysninger som fødselsdato- og personnummer, eller opplysninger om personlige betalingskort.

Eksempler på informasjon som kan innhentes:

  • Firmanavn
  • Kontaktperson
  • Firmaadresse/fakturaadresse/land
  • Telefonnummer og e-postadresse
  • Nasjonalitet
  • Informasjon om bruk av nettsiden, i form av blant annet hvilke undersider som besøkes, nettleserinstillinger og IP-adresse

Hvordan informasjon innhentes

Akvaplan-niva bruker Analytics for å samle data om brukeratferd på vår hjemmeside (akvaplan.niva.no), men det lagres ikke persondata som kan spores tilbake til enkeltpersoner. I noen tilfeller samler vi inn personopplysninger og det er frivillig å oppgi denne informasjonen. Hvis du velger å ikke oppgi personopplysningene, kan vi være forhindret fra å gi deg tilgang til produktet eller tjenesten.

Eksempel på slik innsamling:

  • Påmelding til konferanser (Arctic frontiers)
  • Når man laster ned dokumenter fra våre nettsider
  • Ved påmelding til å motta vårt nyhetsbrev (Mynewsdesk) på e-post

Formålet med informasjonen som innhentes

  • For å kunne gi tilgang til våre tjenester
  • For å kunne sende relevant informasjon
  • For å kunne ta kontakt og tilby våre tjenester

Behandling av personopplysninger for markedsføringsformål

Formålet med behandlingen er å nå ut til eksisterende, potensielle og tidligere kunder og samarbeids­partnere for å markedsføre Akvaplan-niva sine tjenester.

Behandling av personopplysninger om samarbeidspartnere og leverandører

Akvaplan-niva behandler personopplysninger om samarbeidspartnere og leverandører med formål om tjenestelevering og tjenesteutveksling. Personopplysningene som behandles er navn, telefonnummer, adresser, e-postadresser og fakturainformasjon. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er kontrakten Akvaplan-niva har med de enkelte samarbeidspartnere og leverandører.

Behandling av personopplysninger i rekrutteringsprosesser

I rekrutteringsprosessen behandles personopplysninger som er relevante for jobbsøkere, herunder studiested, karakterer, referanser, personlige egenskaper mv. Formålet er å behandle person­opplysninger for å vurdere aktuelle kandidater. Akvaplan-niva bruker WebCruiter i rekrutteringsprosesser. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er enten samtykke, eller å gjennomføre tiltak på den registrertes anmodning før en eventuell kontrakt inngås.

Bruk av cookies/informasjonskapsler

Vi bruker informasjonskapsler på våre hjemmesider. Formålet med å bruke informasjonskapsler er å forbedre vårt tjenestetilbud gjennom å analysere brukeradferd.

2.       Sikkerhet

Akvaplan-niva har dokumenterte tekniske og organisatoriske tiltak som sikrer at person­opplysningene behandles på en måte som sikrer deres konfidensialitet, tilgjengelighet og integritet.

3.       Mottakere av personopplysningene og bruk av underleverandører

Akvaplan-niva gir ikke dine personopplysninger videre til tredjeparter med mindre utlevering følger av rettslige forpliktelser.

Akvaplan-niva benytter underleverandører (databehandlere) for enkelte administrative oppgaver. For de tilfeller Akvaplan-niva deler opplysningene med databehandler er behandlingen av personopplysninger sikret gjennom databehandleravtaler. Databehandleravtalene sikrer at behandlingen oppfyller kravene i GDPR og at personopplysningene ikke brukes til et annet formål.

Akvaplan-niva behandler personopplysninger utenfor EU/EØS og disse behandles etter aktuelt regelverk.

4.      Den registrertes rettigheter

Ved å henvende seg til Akvaplan-niva har den registrerte rett til å kreve innsyn i, korrigering av og/eller sletting av personopplysninger som gjelder den registrerte.

Dersom grunnlaget for behandlingen av personopplysninger er samtykke, har den registrerte til enhver tid rett til å trekke tilbake sitt samtykke ved å kontakte Akvaplan-niva.

Den registrerte har rett til å klage til Datatilsynet over vår behandling av personopplysningene.

5.      Oppbevaringstid

Behandling av personopplysninger om kunder, samarbeidspartnere og leverandører

Vi behandler personopplysninger om kontaktpersoner hos eksisterende og potensielle leverandører for forberedelser, administrasjon, dokumentasjon og oppfølgning.

Behandlingen av personopplysninger er basert på vår berettigede interesse som består i behovet for å kjøpe varer og tjenester.

Det er frivillig for kontaktpersoner om de vil gi oss kontaktopplysninger, men av og til er det en betingelse for å inngå avtale at vi mottar de opplysningene vi trenger.

Vi kan lagre opplysninger så lenge vi mener det kan bli bruk for dem, for eksempel for å dokumentere forhold rundt innkjøp eller tjenesteleveranser.

Behandling av personopplysninger i forbindelse med konferansen Arctic Frontiers

til samtykket trekkes tilbake.

Behandling av personopplysninger gitt i rekrutteringsprosessen;

til prosessen er ferdigstilt; vilkår nærmere definert på WebCruiter.

Samtykket kan når som helst trekkes tilbake, og Akvaplan-niva vil slette opplysningene.

Akvaplan-niva vil ikke lagre personopplysningene ut over dette, med mindre det eksisterer annet rettslig grunnlag for fortsatt behandling.

Vi skal slette opplysningene når vi blir kjent med at kontaktpersonen har sluttet hos leverandøren eller kunden eller at leverandøren eller kunden har utpekt en ny kontaktperson.

Vi kan likevel lagre opplysningene for en lengre periode hvis vi mener det kan bli nødvendig med dokumentasjon av den kontakten vi har hatt med leverandøren eller kunden. Det kan gjelde for eksempel spørsmål om rettigheter eller forpliktelser i avtaleforholdet med leverandøren eller kunden. Også lovgivningen kan stille krav til lengre oppbevaringstid.

6. Kontaktinformasjon til behandlingsansvarlige

Hvis du har spørsmål om hvordan Akvaplan-niva behandler personopplysninger, ta kontakt med behandlingsansvarlig hos oss:

Heidi Emaus
Akvaplan-niva AS
Postboks 6606 Langnes
9296 Tromsø

Telefon: +47 77 75 03 00
E-post: info@akvaplan.niva.no