Kvalitetspolicy og Etiske retningslinjer

Kvalitetspolicy 2017

Akvaplan-niva har som mål å være ledende leverandør av rådgivnings- og FoU-tjenester innen akvakultur, akvatisk biologi og miljø. Gjennom kontinuerlig forbedring skal Akvaplan-niva oppnå:

For våre kunder:

  • Være en uavhengig, pålitelig og profesjonell aktør i markedet
  • Levere tjenester med høy faglig og teknisk kvalitet og være blant de best kvalifiserte selskapene innenfor selskapets kjerneområder
  • Levere tjenester som er hensiktsmessige og kostnadseffektive for å dekke våre kunders behov og krav gjennom god dialog med oppdragsgiveren
  • Alle oppdrag skal foregå i egnede omgivelser, med utstyr av god kvalitet og i henhold til angitte metoder og oppdragsgiverens krav
  • Stadig opprettholde og videreutvikle vår kompetanse innenfor de områder vi tilbyr tjenester
  • Alle akkrediterte aktiviteter utføres uavhengig av ytre press som kan påvirke resultatene.

 For våre samarbeidspartnere:

  • Skaffe ny tilgang på kunnskap som implementeres i selskapets kunnskapsbasis og arbeidsprosesser gjennom opplæring og utveksling av erfaring med samarbeidspartnere, deltagelse i forskningsprosjekter og kontakt med andre fagmiljø
  • Delta i nettverk og samarbeid der vi i fellesskap kan få tilgang til finansieringsmuligheter for nye og innovative prosjekter

For våre ansatte:

  • Vårt kvalitetssystem skal komme til syne gjennom den enkelte ansattes arbeid og som dermed bidrar til høy kvalitet og gode resultater
  • Direktøren har det overordnende kvalitetsansvar, og alle ansatte skal til enhver tid følge relevante krav som er definert i selskapets arbeidsprosesser
  • De ansatte skal ha integritet og tilstrekkelig myndighet, kompetanse og erfaring til å kunne gjennomføre sine oppgaver på en faglig tilfredsstillende måte
  • Vi skal evaluere våre prestasjoner og kontinuerlig hente ut læring for å forbedre oss
  • Avlønning er uavhengig av antall prøver, rapporter, inspeksjoner e.l. og deres resultat. 

Våre sertifiseringer og akkrediteringer:

  • Selskapet er akkreditert iht. NS-EN ISO IEC 17025 og NS-EN ISO IEC 17020 for prøvetakning, kjemiske og biologiske analyser, fortolkning og inspeksjoner i henhold til en rekke anerkjente standarder.
  • Akvaplan-niva jobber for å oppnå en NS-EN ISO 9001:2015-sertifisering (kvalitet) i løpet av 2017

Etiske retningslinjer

1. Innledning

Akvaplan-nivas etiske retningslinjer uttrykker våre holdninger i møter med kunder, leverandører, kollegaer og andre omgivelser. De skal hjelpe oss å gjøre de rette valgene når vi som bedrift eller enkeltansatte står overfor etiske dilemmaer. 

Retningslinjene angir Akvaplan-nivas forventninger til personlig atferd når du opptrer på vegne av bedriften. Retningslinjene sier også hva vi forventer av forretningsforbindelser og samarbeidspartnere. 

Akvaplan-niva ønsker å opptre på en måte som gir troverdighet, tillit og respekt hos våre kunder og samarbeidspartnere. 

Alle ansatte skal gjøre seg kjent med retningslinjene og det påhviler et ekstra ansvar på ledere til å følge dem opp. Hvis du skulle være i tvil om hvordan du skal opptre i en bestemt sak, søk veiledning hos din leder eller HR-sjef. 

2. Personlig opptreden

Konfidensialitet

Alle ansatte er pålagt taushetsplikt med hensyn til forretningshemmeligheter og informasjon som ikke er beregnet for offentliggjørelse, og som den ansatte måtte få kjennskap til om bedriftens oppdragsgivere eller bedriften selv. Alle forhold vedrørende kontrakt og prosjektinnhold holdes konfidensielt mellom Akvaplan-niva AS og oppdragsgiver.

Interessekonflikter

Ansatte og tillitsvalgte skal unngå situasjoner hvor det kan oppstå konflikt mellom deres egne personlige og/eller økonomiske interesser og Akvaplan-nivas interesser.

Styreverv, bijobber og betalte oppdrag

Alle styreverv, bijobber eller betalte oppdrag utenfor Akvaplan-niva skal klareres med nærmeste overordnede på forhånd. Ansatte kan ikke utføre oppdrag eller arbeid for andre konkurrerende virksomheter eller drive egen ervervsmessig virksomhet i konkurranse med Akvaplan-niva uten skriftlig godkjenning fra direktøren. 

Unntak gjelder for arbeid/virksomhet av bagatellmessig og sporadisk omfang når dette ikke kan få direkte eller indirekte negativ betydning for vedkommendes utførelse av sitt arbeid på Akvaplan-niva. Når ansatte blir valgt inn i kommunestyre, fylkesting eller stortinget skal ivaretakelsen av arbeidet på Akvaplan-niva drøftes og nødvendig permisjon innvilges. 

Trakassering

Akvaplan-niva aksepterer ikke noen form for trakassering, diskriminering eller annen adferd som kan oppfattes som truende eller nedverdigende. Akvaplan-niva har som mål å være en attraktiv arbeidsplass med gode arbeidsforhold, trygt arbeidsmiljø og mangfold. 

Datasikkerhet og personvern

Alle IT-systemløsninger, -prosedyrer og -dokumentasjon som er utviklet/er under utvikling, og/eller er anskaffet i bedriftens tjeneste skal uinnskrenket være bedriftens eiendom. Disse kan ikke utleveres til andre, medbringes eller brukes til andre formål enn det som er skriftlig godkjent av direktør.

Privat bruk av Akvaplan-nivas lokaler og eiendeler

Akvaplan-nivas utstyr og eiendeler, herunder datautstyr og kontormateriell, skal i hovedsak benyttes til arbeidsrelaterte formål. Ansatte har etter avklaring med leder, mulighet til å benytte bedriftens lokaler til møtevirksomhet eller sosialt samvær etter arbeidstid. 

Seksuelle tjenester

Kjøp av seksuelle tjenester er ulovlig etter norsk lov og kan bidra til å støtte menneskehandel. Det er ikke tillatt å kjøpe seksuelle tjenester når du er på oppdrag eller jobbreise for Akvaplan-niva. 

Rus

Du er forsiktig i din omgang med alkohol og viser deg ikke beruset på jobb. Vis moderasjon med alkohol i sammenhenger hvor du representerer Akvaplan-niva. Bruk av narkotika er ikke tolerert. 

Sosiale medier

I sosiale medier skal vi lytte til, men ikke kontrollere samtalen. Vi må ikke svare på alt, men deltakelse er tilrådelig. Våre ansatte oppfordres til å delta i og gjøre seg kjent med sosiale medier. Ansatte står fritt til å dele relevant informasjon fra våre digitale flater (webside, Facebook, Twitter og Linkedin) også på sine private profiler. Tenk alltid gjennom eventuelle konsekvenser for deg og arbeidsgiver før du publiserer noe i sosiale medier. 

3. Forskningsetikk og forskningspraksis

Våre forskere skal etterleve normene for forskning om åpenhet, kvalitet og etterrettelighet. Vi har forpliktet oss til å utøve god forskningspraksis i tråd med forskningsetiske retningslinjer for naturvitenskap og teknologi, som er utarbeidet av Den nasjonale forskningsetiske komité for naturvitenskap og teknologi (NENT). http://www.etikkom.no/no/Forskningsetikk/Etiske-retningslinjer/Naturvitenskap-og-teknologi/

4. Forhold til forretningsforbindelser

Akvaplan-nivas forretningspraksis bygger på prinsipper om god forretningsetikk og samfunnsansvar, og det forventes at våre avtalepartnere skal respektere grunnleggende sosiale og etiske normer i sin virksomhet.

Vår forretningsinformasjon skal kommuniseres presist og utførlig, både internt og eksternt.

All regnskapsinformasjon må være korrekt registrert og gjengitt i samsvar med lover og forskrifter,

inkludert relevante regnskapsstandarder. 

Forventninger til leverandører og underleverandører

Akvaplan-niva er ISO9001-sertifisert, og vil foretrekke ISO9001 eller tilsvarende sertifiserte leverandører, når de leverer varer/tjenester til markedsmessig konkurransedyktige betingelser, og når de opererer i et marked der en slik sertifisering er utbredt. Vi kvalifiserer leverandører som er kritisk for prosjektgjennomføringen. 

Forventninger til oppdragsgivere og samarbeidspartnere

Akvaplan-niva stiller krav til forskningsetikk, forretningsetikk og samfunnsansvar ved inngåelse av avtaler.

Partene erklærer sin forpliktelse til å følge internasjonale konvensjoner når det gjelder menneskerettigheter, ansattes rettigheter, HMS, samt korrupsjon og rettferdig konkurranse.

Habilitet og integritet

I alle typer oppdrag skal det vurderes om Akvaplan-niva eller enkeltpersoner i bedriften har interesser som kommer i konflikt med en objektiv oppdragshåndtering (f.eks. eierinteresser eller styreverv i en eller flere av prosjektpartene).

Korrupsjon

Korrupsjon omfatter bestikkelser og utilbørlig påvirkning. Akvaplan-niva er imot alle former for korrupsjon, og vil arbeide aktivt for å sikre at dette ikke forekommer i virksomheten. 

Bestikkelser forekommer når det blir gjort forsøk på å påvirke noen i utførelsen av deres plikter, ved å gi dem en urettmessig fordel. En slik urettmessig fordel kan forekomme i flere former, for eksempel kontanter, gjenstander, kreditter, rabatter, reiser, innkvartering eller tjenester. Ingen arbeidstaker må betinge seg eller motta økonomiske fordeler eller begunstigelser av en slik art eller på en slik måte at giveren kan oppfattes å ha fått eller vært berettiget til særbehandling. Ansatte kan ikke uten tillatelse fra direktøren være knyttet til mulige oppdragsgivere, leverandører, interesseorganisasjoner eller konkurrenter på en slik måte at det kan få innflytelse på behandlingen av bedriftens oppgaver. 

Gaver, gjestfrihet og utgifter

Ansatte har ikke anledning til å motta eller tilby noen form for gaver i forbindelse med forhandlinger, eller som et forsøk på å oppnå en spesiell avtale. Hvis noen likevel skulle motta en gave, har vedkommende plikt til å varsle sine overordnede for å bestemme hvordan situasjonen skal behandles for å sikre den ansattes og bedriftens integritet. Ansatte har ikke lov til å motta økonomiske fordeler fra noen av bedriftens kontakter, utenom vanlige markeringer, som for eksempel i forbindelse med julehøytiden.

5. Menneskerettigheter

Akvaplan-niva respekterer menneskerettighetene og vi forventer det samme av våre avtalepartnerne. Leverandører sørger for at alle ansatte i egne virksomheter mottar lønn som dekker grunnleggende behov, som er i overensstemmelse med nasjonale standarder for minstelønn, og som blir utbetalt direkte til den ansatte i rett tid. Arbeidstiden skal ikke overstige grensene i nasjonal lovgivning, og regulering av overtid følger aktuelle lovkrav.

6. Helse, miljø og sikkerhet

Akvaplan-niva anser de ansattes helse og sikkerhet som viktigere enn forretningsdriften. Informasjon om risikoaktiviteter som kan medføre helseskader skal gis på forhånd, og relevant verne- og beskyttelsesutstyr skal være tilgjengelig.

Vi skal etterleve et føre-var prinsipp for miljømessige utfordringer, og tar initiativ til å fremme sterkere miljøansvar i vår forretningsvirksomhet generelt. Vi forventer at våre avtalepartnere vil bidra til bruk av miljøvennlig teknologi, og at virksomheten drives i samsvar med aktuell nasjonal miljølovgivning.